Ranger ses papiers administratifs

Bien qu’étant bien organisée, ranger ses papiers administratifs est une vraie corvée pour moi. C’est un truc que je laisse traîner pendant trèèèèèès longtemps, tellement que je n’aime pas … Mon homme c’est pareil aussi. En fait c’est souvent pendant la période des vacances, que je m’attelle à cette tâche ingrate.

Je ne sais pas pour vous, mais ici j’ai la moitié des papiers qui sont sous format papier, et l’autre sous forme numérique. Et il est hors de question de tout imprimer pour ranger avec les autres papiers reçus ! On est écoresponsable ou on ne l’est pas …

J’avoue que même au fur et à mesure je demande la digitalisation de pas mal de mes contrats, histoire d’être tranquille.

 

Ranger ses papiers administratifs de manière classique

J’ai opté pour un rangement en classeur, c’est ce qui me paraissait le plus facile à l’usage. Mais surtout je n’oublie pas de faire un tri régulier dans les papiers pour éviter que ça ne s’amasse de trop.

 

Le rangement

Pourquoi un rangement dans des classeurs et pas dans des pochettes ? Parce que :

  • c’est plus facile à ranger
  • aucun papier ne s’échappe
  • les papiers sont protégés dans les pochettes plastiques, et donc pas de trace laissée avec les doigts sales
  • parce qu’on peut rajouter des feuilles au milieu
  • ça permet de classer des feuilles par année dans les pochettes

 

En quantité de classeurs, il y en a un par thème.

Les factures

C’est un des gros classeurs car on y range les factures d’électroménager (quand on ne les achète pas d’occasion hein !), celles d’eau, électricité etc … Il n’y a pas vraiment d’ordre à l’intérieur. C’est juste une facture par pochette. Par contre j’ai remarqué qu’au fil des années, nous avions moins de factures, ce qui est plutôt pas mal.

Les véhicules

Ce sont les papiers qui concernent l’acquisition et les factures correspondantes (vidange, pneus etc …). Du coup quand on vend un véhicule ça permet plus facilement de retrouver les factures qui vont avec. On peut aussi y classer les crédits qui vont avec, à moins de les mettre avec le classeur banque. Là c’est en fonction de votre sensibilité. Et oui, même dans les papiers on peut se permettre un peu de fantaisie 🙂 Pour le rangement dans le classeur, c’est bien de mettre un séparateur entre chaque véhicule. C’est plus facile pour s’y retrouver.

Les assurances

Dans ce classeur, j’ai mis toutes les assurances : maison, véhicules etc … Ce sont les contrats de départ, avec les conditions particulières, du coup quand il y a un sinistre, on sait où chercher … Mais il y a aussi les quittances.

Les banques

Les dossiers d’ouverture de comptes et de relevés de compte sont classés dedans, avec le système d’une pochette par année et par compte. J’y mets aussi les talons de chèques.

La santé

J’y mets les résultats médicaux, les analyses médicales, les dossiers divers et variés. Pour les échographies, radios etc … Ça se trouve  côté, car forcément ça ne rentre pas dans le classeur. Là par contre j’ai opté pour un petit classeur par personne. Pour les recherches je trouve ça plus pratique. Et quand les enfants seront grands,ils pourront emporter leur classeur. Là, aussi le tri se fait par ordre chronologique, avec les derniers documents devant.

Le travail/chômage/retraite

Là chacun a son classeur et un gros classeur en plus. Tout est trié par ordre chronologique, avec les derniers documents devant aussi. Je mets les fiches de paye de l’année dans une même pochette, ça permet de garder de la place. J’y ai aussi mis les diplômes et relevés de notes, mais en fin de classeur.

Les impôts

Ils sont dans un petit classeur, triés par année.

Le tri régulier

Ce qu’il faudrait c’est un tri annuel car de nombreux papiers ne sont pas à garder de manière indéfinie (cf. les indications données pour les papiers à conserver).

Ensuite il y a aussi les objets dont on se sépare et dont on a encore la facture. Avec le tri, on diminue la taille du classeur. Je pense d’aillleurs que c’est pour cela que notre classeur a maigri. Et oui le désencombrement a du bon !

 

Ranger ses papiers administratifs façon 2.0

L’avènement d’internet m’a permis d’opter régulièrement pour des factures ou relevés numériques. Ainsi je n’ai plus aucun papier pour :

  • les impôts
  • les relevés bancaires
  • les factures d’électricité
  • les factures de téléphone/internet

Au fur et à mesure j’essaye de passer tous mes factures au format numérique. Ça allège alors mon rangement et me fait donc gagner du temps.

Pour toutes les factures numériques, je ne les récupère pas forcément, car elles sont accessibles pendant pas mal de temps sur les accès clients. Du coup là aussi je gagne du temps.

 

Bref voilà ranger ses papiers administratifs c’est une vraie plaie pour moi, mais voilà comment je m’y prends. Et chez vous comment ça marche ? Vous le faites régulièrement ? Ça vous plait ou pas du tout ?

 

 

 

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Je suis débordée

Working mum de Montpellier

4 pensées sur “Ranger ses papiers administratifs

  • 8 janvier 2019 à 22 h 23 min
    Permalink

    Bonjour,

    merci pour ce billet avec méthode de rangement et astuces pour les documents aussi bien en version papier ou digitale.

    Pour la partie digitale, j’ai découvert il y a quelques mois un petit service bien pratique qui s’appelle Cozy. C’est développé par une jeune start-up française qui s’occupe de se connecter aux portails clients de bon nombre de services en ligne pour récupérer les documents administratifs et autres factures à de manière automatique et régulière. Les documents sont stockés sur l’ordinateur et dans le cloud.
    Pour plus d’info c’est par ici : https://cozy.io/fr/

    Sinon, il y a quelques banques qui proposent le même type de service de coffre fort numérique. Les factures récupérées sont alors associées au lignes de dépenses sur le relevé bancaire. Cela peut aussi être une bonne option à mon sens. L’inconvénient reste bien sûr en cas de changement de banque.

    Bonne soirée.

    Arthur

    Répondre
    • 10 janvier 2019 à 10 h 15 min
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      C’est sympa ce service en effet. Merci pour le bon plan également 🙂

      Répondre
  • 5 septembre 2019 à 19 h 59 min
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    Bonjour, je suis en plein rangement de mes papiers…
    Problème, j’hésite entre deux façons : soit 1 classeur pour une année.
    Soit 1 classeur par thème (Banque, Boulot…)

    Quel est la mieux ?
    Merci de vos réponses…

    Répondre
    • 5 septembre 2019 à 20 h 27 min
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      Oui on fait par thème, plus pratique quand on veut trier je trouve.

      Répondre

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