Savoir s’organiser quand on est freelance

Ca faisait un moment que je voulais faire cet article sur « s’organiser quand on est freelance ». J’attendais d’avoir pas mal de recul par rapport à mon activité, d’avoir trouvé vraiment mon organisation et d’avoir pu la tester longtemps avant de t’en parler.

Et oui le « testé et approuvé » tu connais ? Et bien voilà ! Trève de plaisanterie, ce qui me convient ne te conviendra pas nécessairement. Il faudra peut-être que tu adaptes mes conseils à ta façon de fonctionner et ta vie.

Voilà en tout cas comment je fonctionne, moi, mariée et maman de 2 garçons de 10 et 14 ans.

Utiliser un agenda numérique

Il y a déjà quelques années, je t’ai dit que j’étais passée à l’agenda partagé électronique, et vraiment je ne peux plus m’en passer ! C’est vraiment idéal pour s’organiser. 

Dans notre famille, nous en avons 3 :

• un agenda pro chacun
• un agenda de la famille

Et du coup d’un seul coup d’œil on voit ce que tout le monde a de prévu pour la semaine, et pour organiser sa semaine, c’est bien pratique !

Ca évite de prendre des RDV ou organiser sa vie freelance en fonction des impératifs de chacun. C’est comme ça que je sais si je dois mettre le petit à la cantine ou à l’étude le soir.

Faire un état des lieux de son activité

C’est pour moi la première mission à réaliser : commencer par un état des lieux de ton activité.

Quand tu démarches un client et que tu lui fais un devis, tu estimes la durée du travail à réaliser non ? 

Et oui quand on est freelance, ce qu’on vend essentiellement c’est son temps et son expertise dans son domaine. En faisant comme ça, tu es certain de tarifer au mieux et ne pas perdre d’argent en passant plus de temps que prévu.

Si ce n’est pas le cas, il faudrait peut-être y penser pour les prochains clients. Par contre pour tes contrats en cours, y a t’il moyen de les renégocier prochainement ?

Intégrer ses tâches récurrentes dans son planning

Maintenant que tu as fait ton état des lieux, tu sais donc quel timing lui allouer. Il ne te reste plus qu’à les intégrer dans ton agenda.

Choisis ta récurrence

Suivant tes clients, le temps que tu dois lui consacrer, tu peux te prévoir des plages horaires tous les jours, tous les deux jours, 1 fois par semaine ou autre …

Ce qui est important c’est de prévoir cela en avance, de manière fixe, ou presque …

Comme dans la vie perso, avoir une petite routine au travail, ce n’est pas si mal.

Et moi ?

Je suis tout simplement le devis que je lui ai fait. Par exemple, si j’ai vendu un forfait de gestion des réseaux sociaux de 10 heures par semaine à un client, j’étale ces heures durant la semaine. Admettons que j’ai réparti ces heures comme suit : 

• 6 heures dédiées à la modération des commentaires et à la veille de la marque
• 4 heures dédiées à la veille du secteur, la rédaction des posts, création des visuels et des statistiques.

Et bien dans ce cas, je les répartis dans la semaine. Généralement, la partie modération je l’étale tout le long de la semaine, et même, elle, je la coupe en morceaux : un passage le matin et plusieurs par jour en fonction des différents commentaires qui apparaissent. 

Pour la deuxième partie, et bien je me fixe une matinée pour rédiger, créer les visuels et faire les stats. Je préfère faire cette partie de création le matin, car je suis plus fraîche.

C’est pareil pour la rédaction web. Je vends certes un article, mais je dois savoir en combien de temps je dois le rédiger pour ne pas être perdante. Je procède alors à la rédaction en trois étapes : 

• la recherche d’informations pour le sujet
• la rédaction, à proprement parlé
• la partie relecture et intégration sur le site du client (ou envoi au client).

Suivant la taille des articles, j’enchaine la première et la deuxième étape car je suis dans l’article, et je rédige plus facilement et plus rapidement. Par contre, pour la troisième partie, je la fais nécessairement au moins 24 heures après. Tu sais pourquoi ? C’est parce que j’ai besoin de laisser décanter un peu mes textes, et les relire à froid permet de vérifier qu’il y a bien une suite logique et pas d’incohérences.

Voilà pourquoi il est important en fonction de ton travail de savoir morceler ou pas les tâches sur la semaine ou la quinzaine.

Prévoir du temps pour les petites tâches supplémentaires

Il y a plein de petites tâches à faire en cours de journée pour son activité pro. J’avais lu qu’en fait il y en avait de 2 sortes : 

• celles qui prennent moins de 2 minutes, que tu peux faire immédiatement
• et les autres, à faire un peu plus tard en fonction du degré d’importance et d’urgence

C’est ce que j’ai décidé d’appliquer et ça fonctionne vraiment. Il faut dire que j’ai parfois tendance à me disperser alors j’essaye de rester focalisée en appliquant cette règle.

Si je suis en train de travailler, et que je reçois un message ou mail que je regarde. Si j’arrive à répondre immédiatement, je le fais de suite comme ça, c’est fini ensuite. Si je dois faire des recherches, demander des explications à quelqu’un d’autre, ou que ça prend du temps, je rajoute cette tâche dans mon planning de la journée. C’est ce qu’on voit en bleu sur mon agenda. 

Ne pas surcharger son agenda

Pour bien s’organiser quand on est freelance, il faut notamment ne pas surcharger son agenda. 

Il faut savoir être large dans le temps pour réaliser ses missions, mais aussi se laisser du temps entre chacune des tâches. Tu sais pourquoi?

C’est d’une part pour gérer l’imprévisible, comme par exemple un client qui appelle pour une urgence, ou bien tout simplement pour te laisser le temps de prendre une pause. On n’est pas des machines et on ne peut pas travailler pendant des heures d’affilée. Certes quand on est freelance on peut s’organiser comme on veut et passer plus de temps sur une mission un jour et moins le lendemain parce qu’on n’est pas en état.

Certains jours, j’ai plus de mal à me mettre à travailler, du coup je prends le temps de m’aérer et faire autre chose, car ça me permet d’être plus efficace ensuite.

Anticiper ses missions

Justement, c’est en anticipant mes missions, que je peux me permettre de repousser certaines tâches à plus tard. 

Et oui ne faisant pas les choses au dernier moment, si je ne peux pas réaliser mon travail, je le repousse au moment où je serai plus efficace. Ce n’est pas de la procrastination, c’est juste d’adapter la mission à réaliser en fonction de mon état.

Parfois certains après-midi j’ai du mal à écrire, l’inspiration n’est pas au rendez-vous, alors je fais d’autres tâches moins créatives qui ne nécessitent pas trop de réfléchir, et ça passe bien. J’ai alors pu optimiser mon temps.

Savoir rester flexible

Si tu prévois tes tâches en avance, tu n’auras pas de souci à être flexible. Ta tâche du jeudi matin, tu pourras la réaliser tout aussi bien le vendredi matin. 

Ca te permettra alors de rajouter  des moments pour toi. Tu peux avoir des réunions pro ou des RDV perso (médecin, coiffeur etc …). Il est parfois plus facile de les caser en journée que le soir ou le week-end.

Mais surtout être flexible quand on est freelance c’est la base. C’est pouvoir répondre par la positive à un client existant ou à un prospect pour une nouvelle mission. 

C’est pour cela que je te conseille de ne pas surcharger ton agenda mais aussi d’être en avance sur certaines tâches, pour se prémunir contre tout imprévu.

Voilà donc tous mes conseils pour s’organiser quand on est freelance et qu’on a des missions récurrentes. Il m’arrive de temps en temps d’avoir des missions ponctuelles, et le fait d’avoir organisé mes missions récurrentes, ça me permet de les intégrer plus facilement dans mon agenda.