On m'a demandé un billet sur comment bien organiser ses rendez-vous, pour éviter que les rendez-vous ne soient oubliés ou manqués. Là je vais continuer de parler de rendez-vous personnels et pas professionnels, car c'est un autre type d'organisation.
Le 1er point à voir c’est de savoir quand prévoir un RDV. Pour cela il faut connaître ses créneaux disponibles : le matin de telle à telle heure, le soir de telle heure à telle heure, ou bien le samedi … Du coup, il faut bien connaître son planning, enfin surtout celui de ceux qui doivent aller aux RDV. Il est donc alors question de faire un planning pour la famille afin de connaître tous les créneaux pris de manière stable, mais ça on le verra plus tard.
Le 2ème point est de savoir qui gère la prise de RDV dans la famille. Si c’est vous uniquement ou votre conjoint ou bien les deux, il faudra être bien synchronisé, et se tenir au courant de tous les nouveaux RDV prix afin d’éviter que 2 RDV soient pris en même temps. Chez nous, on a opté pour que ce soit celui qui ira au RDV prévoit le RDV, afin que ça aille au mieux dans son planning pour son organisation personnelle, même si parfois l’autre prend le relais pour aller aux RDV prévus en fonction de sa disponibilité afin de décharger l’autre.
Le 3ème point est de penser à aller aux RDV pris. Parce que c’est bien gentil de prendre un RDV, mais il faut y aller, et pour y penser, il est préférable de les noter. Depuis que j’ai un Smartphone, c’est sur ce dernier que je note tous mes RDV personnels, et ceux de la famille également. Avec une petite alerte la veille ou une heure avant si j’ai des choses à préparer pour ce RDV, cela me permet d’avoir une vision globale de tous mes RDV de la semaine ou du mois, et de les étaler également pour éviter de péter les plombs avec une semaine trop chargée. J’ai opté pour l’agenda sur le smartphone, car je l’ai tout le temps avec moi, mais aussi car il est prévu un petit espace de notes, où je peux mettre l’adresse de mon RDV, mais aussi les choses à amener ou préparer le cas échéant. J’y note aussi les articles programmés sur mes blogs, là aussi pour étaler leur publication.
Sinon pour les réfractaires aux nouvelles technologies, il y a aussi l’agenda papier, mais je trouve qu’on peut moins y mettre de choses.
Ca s’est pour noter les RDV pour soi, mais il faut aussi que le reste de la famille soit au courant, le plus souvent le conjoint, ou bien les enfants s’ils sont en âge d’aller seuls au RDV. Pour cela, on a opté pour deux systèmes complémentaires : le traditionnel calendrier, qui permet de noter les RDV bien en avance, mais aussi une petite ardoise blanche collée sur le frigo où on ne voit que les RDV de la semaine, afin qu’il soit bien visible. Et oui notre frigo est un vrai panneau d’affichage !
Bref voilà comment dans notre famille nous gérons les rendez-vous. Et chez vous ?
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merci pour cet article sur la gestion des rendez-vous. Avec mon mari et ma fille, nous utilisons les agendas de nos smartphones et nous avons accès à chacun des agendas, ce qui est très pratique.