Avoir une bonne organisation en freelance

En tant que freelance, une bonne organisation te permet avant tout de reprendre le contrôle sur ton temps. En planifiant clairement tes journées et tes semaines, tu sais exactement sur quoi travailler et à quel moment.

Évite la surcharge et le travail dans l’urgence.

Sans organisation, tu risques vite de :

• Sous-estimer le temps nécessaire pour un projet,

• Accepter trop de missions en même temps,

• Travailler tard le soir ou le week-end pour rattraper le retard.

Avec une organisation solide, tu peux répartir ton temps entre production, prospection, administratif et repos, sans t’épuiser. Tu travailles de façon plus fluide, sans être constamment dans l’urgence.

Respecter les délais est essentiel pour construire une relation de confiance avec tes clients. Une bonne organisation freelance t’aide à suivre l’avancement de chaque mission et à anticiper les imprévus.

Inspirer confiance et fidéliser tes clients

Un freelance organisé est perçu comme :

• fiable,

• professionnel,

• capable de gérer plusieurs projets sans perdre en qualité.

Résultat : tes clients te recommandent plus facilement, reviennent vers toi et acceptent plus volontiers tes conditions. L’organisation freelance joue donc un rôle direct sur ta réputation et ton positionnement.

L’administratif fait partie intégrante de la vie freelance. Devis, factures, relances, suivi des paiements… Sans organisation, ces tâches deviennent vite une source de stress.

Sécuriser tes revenus grâce à une bonne organisation freelance

Une organisation freelance claire te permet de :

• ne pas oublier de facturer,

• suivre les paiements clients,

• anticiper tes charges et périodes creuses.

Tu gagnes en visibilité sur ta situation financière et évites les mauvaises surprises. Être organisé, c’est aussi protéger la stabilité de ton activité.

Le freelancing peut générer beaucoup de charge mentale : to-do lists interminables, tâches en suspens, peur d’oublier quelque chose. Une bonne organisation freelance t’aide à alléger cette pression.

Réduire le stress et mieux décrocher

Quand tout est planifié et structuré :

• tu sais ce que tu as à faire,

• tu évites la dispersion,

• tu peux vraiment déconnecter une fois ta journée terminée.

L’organisation freelance contribue directement à ton bien-être et à ton équilibre vie pro / vie perso.

Être organisé ne signifie pas remplir chaque minute de ta journée. Au contraire, une bonne organisation freelance t’aide à te concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Gagner en efficacité et en qualité de travail

Grâce à une organisation freelance efficace :

• tu perds moins de temps à décider quoi faire,

• tu limites la procrastination,

• ton travail est plus cohérent et plus qualitatif.

Tu avances plus vite, avec moins d’effort et de frustration.

Si tu veux faire évoluer ton activité (augmenter tes tarifs, déléguer, lancer de nouveaux services), l’organisation freelance est indispensable.

Construire un freelancing durable

Une bonne organisation freelance te permet de :

• analyser ce qui fonctionne ou non,

• structurer tes process,

• accueillir la croissance sans désordre.

Sans organisation, chaque nouvelle opportunité devient une contrainte. Avec une organisation solide, elle devient un levier de développement.

Mes 7 conseils en organisation pour une freelance

Utiliser un agenda numérique

Il y a déjà quelques années, je t’ai dit que j’étais passée à l’agenda partagé électronique, et vraiment je ne peux plus m’en passer ! C’est vraiment idéal pour s’organiser. 

Dans notre famille, nous en avons 3 :

Jeux familiaux

• un agenda pro chacun
• un agenda de la famille

Et du coup d’un seul coup d’œil on voit ce que tout le monde a de prévu pour la semaine, et pour organiser sa semaine, c’est bien pratique !

Ca évite de prendre des RDV ou organiser sa vie freelance en fonction des impératifs de chacun. C’est comme ça que je sais si je dois mettre le petit à la cantine ou à l’étude le soir.

C’est pour moi la première mission à réaliser : commencer par un état des lieux de ton activité.

Quand tu démarches un client et que tu lui fais un devis, tu estimes la durée du travail à réaliser non ? 

Et oui quand on est freelance, ce qu’on vend essentiellement c’est son temps et son expertise dans son domaine. En faisant comme ça, tu es certain de tarifer au mieux et ne pas perdre d’argent en passant plus de temps que prévu.

Si ce n’est pas le cas, il faudrait peut-être y penser pour les prochains clients. Par contre pour tes contrats en cours, y a t’il moyen de les renégocier prochainement ?

Maintenant que tu as fait ton état des lieux, tu sais donc quel timing lui allouer. Il ne te reste plus qu’à les intégrer dans ton agenda.

Maintenant que tu as fait ton état des lieux, tu sais donc quel timing lui allouer. Il ne te reste plus qu’à les intégrer dans ton agenda.

Je suis tout simplement le devis que je lui ai fait. Par exemple, si j’ai vendu un forfait de gestion des réseaux sociaux de 10 heures par semaine à un client, j’étale ces heures durant la semaine. Admettons que j’ai réparti ces heures comme suit : 

• 6 heures dédiées à la modération des commentaires et à la veille de la marque
• 4 heures dédiées à la veille du secteur, la rédaction des posts, création des visuels et des statistiques.

Et bien dans ce cas, je les répartis dans la semaine. Généralement, la partie modération je l’étale tout le long de la semaine, et même, elle, je la coupe en morceaux : un passage le matin et plusieurs par jour en fonction des différents commentaires qui apparaissent. 

Pour la deuxième partie, et bien je me fixe une matinée pour rédiger, créer les visuels et faire les stats. Je préfère faire cette partie de création le matin, car je suis plus fraîche.

C’est pareil pour la rédaction web. Je vends certes un article, mais je dois savoir en combien de temps je dois le rédiger pour ne pas être perdante. Je procède alors à la rédaction en trois étapes : 

• la recherche d’informations pour le sujet
• la rédaction, à proprement parlé
• la partie relecture et intégration sur le site du client (ou envoi au client).

Suivant la taille des articles, j’enchaine la première et la deuxième étape car je suis dans l’article, et je rédige plus facilement et plus rapidement. Par contre, pour la troisième partie, je la fais nécessairement au moins 24 heures après. Tu sais pourquoi ? C’est parce que j’ai besoin de laisser décanter un peu mes textes, et les relire à froid permet de vérifier qu’il y a bien une suite logique et pas d’incohérences.

Voilà pourquoi il est important en fonction de ton travail de savoir morceler ou pas les tâches sur la semaine ou la quinzaine.

Il y a plein de petites tâches à faire en cours de journée pour son activité pro. J’avais lu qu’en fait il y en avait de 2 sortes : 

• celles qui prennent moins de 2 minutes, que tu peux faire immédiatement
• et les autres, à faire un peu plus tard en fonction du degré d’importance et d’urgence

C’est ce que j’ai décidé d’appliquer et ça fonctionne vraiment. Il faut dire que j’ai parfois tendance à me disperser alors j’essaye de rester focalisée en appliquant cette règle.

Si je suis en train de travailler, et que je reçois un message ou mail que je regarde. Si j’arrive à répondre immédiatement, je le fais de suite comme ça, c’est fini ensuite. Si je dois faire des recherches, demander des explications à quelqu’un d’autre, ou que ça prend du temps, je rajoute cette tâche dans mon planning de la journée. C’est ce qu’on voit en bleu sur mon agenda. 

Pour bien s’organiser quand on est freelance, il faut notamment ne pas surcharger son agenda. 

Il faut savoir être large dans le temps pour réaliser ses missions, mais aussi se laisser du temps entre chacune des tâches. Tu sais pourquoi?

C’est d’une part pour gérer l’imprévisible, comme par exemple un client qui appelle pour une urgence, ou bien tout simplement pour te laisser le temps de prendre une pause. On n’est pas des machines et on ne peut pas travailler pendant des heures d’affilée. Certes quand on est freelance on peut s’organiser comme on veut et passer plus de temps sur une mission un jour et moins le lendemain parce qu’on n’est pas en état.

Certains jours, j’ai plus de mal à me mettre à travailler, du coup je prends le temps de m’aérer et faire autre chose, car ça me permet d’être plus efficace ensuite.

Justement, c’est en anticipant mes missions, que je peux me permettre de repousser certaines tâches à plus tard. 

Et oui ne faisant pas les choses au dernier moment, si je ne peux pas réaliser mon travail, je le repousse au moment où je serai plus efficace. Ce n’est pas de la procrastination, c’est juste d’adapter la mission à réaliser en fonction de mon état.

Parfois certains après-midi j’ai du mal à écrire, l’inspiration n’est pas au rendez-vous, alors je fais d’autres tâches moins créatives qui ne nécessitent pas trop de réfléchir, et ça passe bien. J’ai alors pu optimiser mon temps.

Si tu prévois tes tâches en avance, tu n’auras pas de souci à être flexible. Ta tâche du jeudi matin, tu pourras la réaliser tout aussi bien le vendredi matin. 

Ca te permettra alors de rajouter  des moments pour toi. Tu peux avoir des réunions pro ou des RDV perso (médecin, coiffeur etc …). Il est parfois plus facile de les caser en journée que le soir ou le week-end.

Mais surtout être flexible quand on est freelance c’est la base. C’est pouvoir répondre par la positive à un client existant ou à un prospect pour une nouvelle mission. 

C’est pour cela que je te conseille de ne pas surcharger ton agenda mais aussi d’être en avance sur certaines tâches, pour se prémunir contre tout imprévu.